Viele kleinere Unternehmen arbeiten heutzutage ohne eigenes Büro oder Sekretariat. Die Folge: Sie lagern Ihren Büroservice aus. Deren Bezeichnungen reichen von Büroservice über Bürodienstleistung bis hin zu Sekretariatsservice, Büroorganisation, virtuelle Assistenz oder eBuero. Erledigt werden Arbeiten, für die meist die Qualifikation von Bürokaufleuten oder Sekretärinnen erforderlich ist.
Da Sie als Büroservicedienstleister oft mit sensiblen Daten arbeiten und in einem eigenen Austausch mit Ihren Kunden sind, benötigen Sie für den Schutz Ihrer Firma, Ihrer Mitarbeiter und Ihres Vermögens einen ausreichenden Versicherungsschutz, denn bereits kleine Fehler können einen großen finanziellen Schaden anrichten.
Die Tätigkeiten im Büroservice sind in erster Linie von Büroarbeiten geprägt. Fehler führen naturgemäß zu Vermögensschäden, etwa durch falsche Buchungen, Rechnungsfehler oder verpasste Termine. Ob fahrlässig oder grob fahrlässig verursacht: Mit der passenden Vermögensschadenhaftpflichtversicherung können Sie sich sicher sein, dass der Fehler nicht zu Ihrem finanziellen Ruin führt.
Eine Betriebshaftpflichtversicherung, an die viele zuerst denken, hilft da nicht weiter. Sie kommt nur für Personen- und Sachschäden auf, die während der Arbeit des Büroservice passieren. Beispiel: Wird eine Person verletzt, übernimmt die Versicherung Behandlungskosten oder eventuelles Schmerzensgeld.
Man spricht von einer Berufshaftpflichtversicherung, wenn beide Vertragsarten Vermögensschadenhaftpflicht und Betriebshaftpflicht abgeschlossen wurde. Über unseren Finanzchecks-Online-Rechner finden Sie passende Angebote samt Vergleich.
Wenn Kunden durch einen Fehler Ihres Büroservice einen Vermögensschaden erleiden, werden Sie dafür haftbar gemacht. Ansprüche können in unbestimmter Höhe gestellt werden. Es gilt der Grundsatz: Wer vorsätzlich oder fahrlässig das Leben, den Körper, die Gesundheit, die Freiheit, das Eigentum oder ein sonstiges Recht eines anderen widerrechtlich verletzt, ist dem anderen zum Ersatz des daraus entstehenden Schadens verpflichtet (§ 823 Absatz 1 BGB).
Dieses Risiko übernimmt für Sie die Vermögensschadenhaftpflichtversicherung. Besonderer Vorteil: Im Versicherungsschutz inklusive ist eine Nachhaftung. Das bedeutet: Pflichtverletzungen, die während der Laufzeit des Versicherungsvertrags begangen wurden, aber erst nach dessen Ende zu einem Vermögensschaden beim Kunden führen, sind mitversichert – je nach Versicherer fünf, zehn Jahre oder auch unbegrenzt.
Diese Tätigkeiten sind unter anderem mitversichert:
Die Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für den freiberuflichen oder gewerblichen Bürokaufmann oder -kauffrau kennt keine einheitlichen Bedingungen, sondern kann sich im Detail je nach Versicherer mehr oder weniger deutlich unterscheiden. Sie sollte jedoch im Wesentlichen diese Punkte abdecken.
Die Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für den freiberuflichen oder gewerblichen Bürokaufmann oder -kauffrau kennt keine einheitlichen Bedingungen, sondern kann sich im Detail je nach Versicherer mehr oder weniger deutlich unterscheiden. Wichtig sind diese Punkte:
Ihr Büroservice wird beauftragt, ein neues Computerprogramm für einen Ihrer Kunden anzuschaffen. Sie recherchieren und finden eine scheinbar passende Software. Auf Grundlage kauft Ihr Auftraggeber das Programm. Nach der Installation stellt sich allerdings heraus, dass es für den gewünschten Zweck ungeeignet ist. Der Kunde verlangt Schadensersatz, Ihre Bürohaftpflicht zahlt.
Ihr Büroservice leitet eine Auftragsbestätigung nicht einen Kunden weiter, weil die entsprechende E-Mail im Spamfilter landet und so übersehen wird.Der Auftrag geht letztlich an eine andere Firma und Ihr Büroservice wird auf 10.000 Euro Schadenersatz in Anspruch genommen. Ihr Versicherer springt dafür ein.
Ihr Büroservice soll für einen Kunden mehrere Termine mit verschiedenen Geschäftspartnern vereinbaren. Bei einem Termin schleicht sich ein Zahlendreher ein – anstatt 3.2. wird 2.3. notiert und die Einladung falsch weitergegeben. Daraufhin reisen die Geschäftspartner Ihres Kunden umsonst an. Reisekosten, Übernachtung und Verdienstausfall werden Ihrem Büroservice in Rechnung gestellt. Die Berufshaftpflichtversicherung ersetzt den Schaden.
Ein Mitarbeiter Ihres Büroservice verschickt versehentlich eine E-Mail mit einem Anhang, der mit einem Virus infiziert ist, an einen Kunden. Dort kommt es zum Absturz des IT-Systems und die Firma muss ihren Betrieb für einige Tage unterbrechen. Die Haftpflichtansprüche aus Schadenersatz und entgangenem Gewinn summieren sich auf knapp 100.000 Euro. Zum Glück reguliert Ihr Berufshaftpflichtversicherer den Schaden für Sie.
Ihr Büroservice soll im Auftrag Ihres Kunden Postsendungen verschicken. Versehentlich werden alle Briefe doppelt erstellt und verschickt. Dadurch werden über 15.000 Euro zusätzlichen Druck- und Portokosten fällig, die der Auftraggeber Ihrem Büroservice anlastet. Die Berufshaftpflichtversicherung bezahlt den Schaden.
Der Jahresbeitrag richtet sich nach Art, Umfang, Mitarbeiterzahl und Umsatz der Büroservice-Dienstleistungen und variiert dementsprechend von Betrieb zu Betrieb.
Wir geben Ihnen ein Beispiel: Ein Büroservice mit einem weiteren Mitarbeiter, der seit drei Jahren ausschließlich am deutschen Markt agiert, 50.000 Euro Jahresumsatz macht und Vermögensschäden bis 100.000 Euro pro Jahr absichern will - einschließlich offene Deckung -, muss mit einem Jahresbeitrag zwischen rund 120 und 360 Euro (samt Versicherungssteuer; ohne Selbstbeteiligung im Schadenfall; Laufzeit: 1 Jahr) rechnen, wie das Ergebnis im Finanzchecks-Online-Rechner aufweist. Dort ist auch direkt ein Online-Antrag für den Versicherungsabschluss möglich. Bei höheren Deckungssummen oder weiteren Leistungs-Extras erhöhen sich die Beiträge. Auch die Büro-/ Betriebshaftpflicht-Police kostet extra.
Rabatte, die den Beitrag senken, gibt es vor allem für Existenzgründer (bis 50 Prozent) oder bei längeren Laufzeiten als ein Jahr (10 Prozent bei 3 Jahren Laufzeit). Auch dies weist der Online-Rechner am linken Rand der Tarifübersicht aus, falls von den Versicherern gewährt. Wer eine Selbstbeteiligung im Schadenfall akzeptiert, bekommt ebenfalls Nachlass. Man sollte jedoch genau hinsehen, ob dieser relativ geringe Beitragsrabatt die Selbstbeteiligung aufwiegt.
Die Versicherungssumme – im Fachjargon bei Haftpflichtversicherungen Deckungssumme genannt - sollte ausreichend hoch sein, um berufstypische Vermögensschäden abzusichern. Bei Unterdeckung muss Ihr Büroservice den Restschaden sonst aus eigener Tasche bezahlen. Die versicherte Summe für die Vermögensschadenhaftpflicht sollte sich am maximalen Auftragsvolumen ausrichten, aus dem ein Vermögensschaden resultieren kann. Marktüblich sind Deckungssummen von 100.000 bis 250.000 Euro. Die Betriebshaftpflicht hat in der Regel eine Deckungssumme von 3.000.000 Euro.
Je nach Tarif (Beruf) und Versicherer ist der Versicherungsschutz regional begrenzt. Einige Tarife beschränken die Deckung auf Deutschland, andere auf Europa und wieder andere gelten weltweit. Gehören nur deutsche Firmen zum Kundenstamm, genügt die Deckung für Deutschland.
Die Auswahl der Versicherer, die eine echte Vermögensschadenhaftpflichtversicherung anbieten, ist in Deutschland relativ gering. Trotzdem können in den jeweiligen Tarifen erhebliche Leistungsunterschiede versteckt sein.
Wichtig ist ein lückenloser Versicherungsschutz sowie eine Nachhaftung, die auch noch für einige Zeit nach Geschäftsaufgabe sicherstellt, dass ein später auftretender Vermögensschaden reguliert wird.